Motivo de dúvida para muitos empreendedores, o arquivo XML é fundamental para a gestão fiscal da empresa. Entenda aqui do que se trata esse arquivo e sua importância para diversos aspectos do seu empreendimento.

O arquivo XML, ou, 'eXtensible Markup Language' em inglês, é um formato de arquivo digital e universal para nota fiscal eletrônica de venda de produtos. Quando alguém faz a compra de algum produto, a empresa que realiza a venda emite uma NF-e e envia, normalmente por E-mail, juntamente com um arquivo de extensão denominado como '.xml'. Para realizar a leitura do arquivo XML, é necessário fazer o download e convertê-lo para o formato PDF, desta forma, será possível visualizar as informações que constam no arquivo.
Atenção: arquivo XML é diferente de DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é enviado juntamente com o produto vendido; o XML é um arquivo digital, que deve ser fornecido pelo vendedor para o consumidor.
Mas afinal, qual é a utilidade efetiva do arquivo XML?
O arquivo XML é a verdadeira Nota Fiscal, na verdade. Nele constam todas as informações obrigatórias relativas ao produto vendido, e portanto, é o arquivo XML que comprova legalmente a venda. Ele permite que o Estado faça a fiscalização dos tributos relativos ao produto comercializado, e garante ao consumidor a propriedade desse produto adquirido. Por lei, tanto o vendedor como o consumidor são obrigados a manter o arquivo XML do produto comercializado pelo prazo mínimo de 5 anos; a razão disso é que, eventualmente, a Receita Federal pode solicitar os arquivos XML, de uma empresa por exemplo, para realizar auditoria tributária, ou seja, guardar os arquivos XML pode comprovar a regularidade fiscal da sua empresa.
Quais informações devem constar no arquivo XML?
Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual
Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins
Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto)
Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento
Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.
Como gerar o arquivo XML?
É preciso que você contrate um software de emissão de nota fiscal eletrônica (ou utilizar algum gratuito como o disponibilizado pelo SEBRAE ou pela prefeitura da sua cidade), além de estar registrado na Secretaria de Fazenda estadual e possuir um certificado digital.
E aí, deu para esclarecer o que é um arquivo XML? Caso ainda tenha dúvidas, deixe seu comentário e teremos prazer em responder!
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